La relación entre el proveedor y el detallista debe llevarse con sumo cuidado, por eso el tema de entrega de producto no se debe tomar a la ligera.

Con el fin de lograr la eficiencia en la entrega de productos al supermercado, el Manual de Buenas Prácticas comerciales en Costa Rica recomienda realizar y revisar cuatro etapas en este proceso de entrega:

1. Presentar el producto correctamente

Esta primera etapa es importante dado que el supermercado evalúa todos los aspectos que detalle el proveedor, tales como:
a. Ficha técnica: donde se describan elementos que puedan apoyar de mejor manera el proceso de almacenamiento, distribución y venta final del producto al consumidor final.

b. Elementos mercadológicos: acá se revisa la presentación del producto al consumidor versus preferencias del consumidor, el desarrollo de la marca y su potencial, la amplitud y profundidad (cantidad de marcas y presentaciones en la categoría), espacio a utilizar, segmentación en el mercado, segmentos o formatos del retail donde puede desarrollar mayor potencial, análisis de la respectiva categoría de ese producto y aporte de diferenciación en su categoría, como las bondades especiales del producto o elementos sobresalientes de manera tal que no se dé una saturación de la categoría.

2. Negociación comercial clara

Una vez que el producto pasa por el análisis de la primera etapa, se prosigue con la fase de negociación, en la cual es importante que ambas partes definan con suma claridad temas como la definición del precio del producto, las condiciones comerciales que lo afectan, los plazos de pago, las forma de entrega del producto, la capacidad de producción y de reacción, las políticas de entrega de mercadería y las de recibo de esta, así como las políticas de acuerdo mutuo en materia de devolución y rechazo de mercadería, y las relacionadas en cuanto a generación y aceptación de notas de débito.

3. Cumplir con los estándares y reglamentos nacionales

El tercer aspecto a tomar en cuenta cuando se entrega el producto es la verificación de la información que dice la etiqueta, tanto en la veracidad del contenido del código de barras, así como en el correcto diseño por las entidades pertinentes. Además se evalúa la lectura apropiada de la información de las etiquetas complementaria o si hay sellos borrados. También toma en cuenta el cumplimiento con las exigencias de registro sanitario, si la empresa está al día con su cédula jurídica, y si el etiquetado cumple con el reglamento de etiquetado nacional de etiquetado general y nutricional.

En esta fase se debe considerar que cada supermercado cuenta con sus políticas en cuanto a empaque y embalaje de los productos, por lo que es importante que esas políticas sean revisadas y estén claras.

4. Evitar errores

Siempre pueden existir prácticas que creen ineficiencia en la entrega de producto, sin embargo, como última etapa se recomienda hacer una última revisión a ciertos aspectos para evitarlas:

a. Asegúrese de que exista una total coincidencia entre la orden de compra y la factura, al hacerlo previene situaciones como: mercadería sobrante, mercadería que no se ha pedido, mercadería solicitada y no entregada, errores en la facturación, producto invertido, errores en el factor de conversión del producto (especialmente relacionado con el factor de conversión de las unidades de medida), entre otros.

b. Cerciórese de que el producto está en perfecto estado.

c. Propicie una calidad de empaque que garantice una adecuada manipulación de los productos.

d. Establezca prácticas formales en la utilización de los códigos de barra y evite malas prácticas como falsificación, copia, mala calidad de impresión, etc.

e. Cada supermercado tiene sus políticas en cuanto a la proximidad de la fecha de vencimiento de las diferentes categorías de productos, por lo que el proveedor debe tener claridad en cuanto a esas políticas y así evitar rechazos en la entrega.

f. Asegúrese del cumplimiento con los tiempos y citas de entrega de la mercadería en los distintos puntos de venta o centros de distribución.

g. Ordene la ubicación de los productos, para que la secuencia de los estos en la factura concuerde con la ubicación de los productos en el camión, según la factura y el punto de entrega. Cuando la ubicación es desordenada se pierde tiempo en la búsqueda según la factura.

h. Vigile que se cumplan las buenas prácticas de higiene y manejo de camiones repartidores de manera que se evite la
contaminación en el transporte.

i. Si se contrata servicios de transporte se debe asegurar que el transportista esté debidamente informado del proceso de entrega.