Muchas veces, entre proveedores y detallistas, se genera una dinámica en la cual por la urgencia, o bien por la regularidad del trato en la relación se llega a acuerdos en los que no quedan registros formales, esto es una práctica no recomendada, ya que provoca malos entendidos o abusos que a la larga enturbian las relaciones comerciales.

La primera regla, y prácticamente la infaltable cuando se trata de Buenas Prácticas Comerciales, tiene que ver con la formalidad en las comunicaciones. De acuerdo con la Declaración de Buenas Prácticas Comerciales firmado en Costa Rica entre fabricantes y supermercadistas, establece que como regla de oro, ambas partes ejerzan el ejercicio de la documentación dentro de la cotidianeidad de la relación comercial.

A través de la documentación se logra dar la formalidad necesaria para que en futuras situaciones que pueden ser controversiales o que generen discordia, sean atendidas con base en esos registros.

De esta forma, se recomienda que se lleve un registro formal de:

  • Todas las conversaciones, formales o informales, en las que se negocian términos comerciales. Documentadas con la respectiva minuta.
  • Términos y referencias de los acuerdos comerciales, así como de las diversas solicitudes planteadas y las respuestas dadas a la contraparte.
  •  Todo término que identifique una práctica comercial cuestionable (no omitir y dejarlo estipulado en la minuta)

En la Declaración de Buenas Prácticas Comerciales además se recomienda que toda minuta sea compartida con la contraparte, incluso sin que esta lo solicite, de manera que se abra paso a cualquier corrección o atención oportuna de algún malentendido o confusión.