Una de las situaciones que más inconformidades tiene entre los proveedores y supermercadistas es la referida a las notas de débito.  La generación de estas notas muchas veces es considerada inadecuada, y se dan en un contexto poco claro entre ambas partes, lo cual perjudica una relación comercial positiva.

La Declaración de Buenas Prácticas Comerciales brinda herramientas para que, apelando a la buena fe de las partes, estas notas de débito no constituyan un traspié que entorpezcan el curso normal del negocio. La primerísima recomendación es estipular de forma escrita y clara una política y procedimientos ya sea para la generación como para recepción de notas de crédito, en la que se deben de incluir elementos como:

• Motivo: una explicación concisa y clara de las causas que han generado la nota de débito para que el proveedor tenga un mejor conocimiento de estas.

• Plazo para resolución: establecer procedimientos y plazos para que el proveedor reciba y apruebe o desapruebe las notas de débito.

• Procedimiento de pago: fijar los plazos máximos para que el proveedor atienda debidamente la nota de débito.

• Establecimiento de procesos administrativos para la debida identificación de las personas autorizadas a recibir notas de débito y  revisar las causas que la originan.

• Sentido de oportunidad.

• Documentación de respaldo.

Es importante que cada parte reconozca que existen diversas situaciones que originan una nota de débito, y que unas son responsabilidad del proveedor y otras del supermercado, y que dichas situaciones deben quedar estipuladas y documentadas, para así evitar malos entendidos. Algunas situaciones que podrían generar notas de débito y que son responsabilidad del proveedor corresponden a aquellas que se hayan estipulado en el protocolo de devolución de mercadería que hayan acordado ambas partes. Adicionalmente, también aquellas propias del manejo de la mercadería que realiza el proveedor tales como:

• Errores en la entrega de los productos.

• Diferencias en los cambios de precios hacia abajo que afectan al supermercado, que debió asumir un costo relativamente más alto al precio de venta final. En estos casos, el supermercado debe documentar lo mejor posible, el inventario sujeto a cambio, de manera tal que la nota de débito tenga un sustento documental bien establecido.

• Cambio en condiciones de comercialización que afectan negativamente al supermercado.

• Errores en la clasificación de productos como exentos o no exentos del pago de tributos establecidos por la legislación fiscal nacional.

Finalmente, la Declaración de Buenas Prácticas Comerciales rescata la importancia de que tanto los fabricantes como los supermercados, en reconocimiento de los costos financieros y logísticos que conlleva una nota  de débito, se comprometan a buscar alternativas financieras y comerciales para reducir o sustituir la aplicación de las notas de débito, bajo una relación basada en la bilateralidad.