• Es hora de crear normativa interna

Ante la reciente Reforma Procesal Laboral, muchos empleadores se han sentido presionados por normar su empresa a lo interno, no solo por temas de orden sino por estrategia procesal.

Desde antes de la entrada en vigencia de esta nueva Ley, ya como patronos se tenía la carga de la prueba respecto de las condiciones esenciales de contratación, así como varios principios propios del derecho laboral que operan a favor del trabajador en caso de duda, pero, con la Reforma, muchas interpretaciones jurisprudenciales a favor del trabajador son ahora norma y como tal nos obligan a ajustarnos si no queremos que nos tomen por sorpresa.

La pregunta del millón es, ¿cómo hacerlo? Si bien hay muchas formas de regular internamente su empresa, lo más importante es empezar por detectar sus principales necesidades y áreas de mejora, además de considerar el marco legal vigente. Nadie mejor que usted y las jefaturas de su compañía, para saber cómo empezar a crear la normativa que marcará las pautas de su “segundo hogar”.

¿Cómo formalizarlo?

Puede hacerlo a través de manuales de conducta, códigos de ética, políticas internas, reglamento de trabajo, lo más importante es no morir en el intento. También, debe comunicar oportunamente al personal de los cambios que comenzarán a operar y cuándo entrarán en vigencia; además, es altamente recomendado hacer una ardua labor de inducción de la normativa y adquirir como práctica, el refrescamiento de esta periódicamente. Por último, una constancia firmada, de que su personal conoce la normativa, tiene acceso a esta para familiarizarse y consultarla, y que la entiende y acepta como de acatamiento obligatorio.

¿Qué se puede regular?

Prácticamente todo, siempre y cuando no se transgredan derechos de los trabajadores, se respete la legislación vigente, que no sea una norma discriminatoria, no riña con la dignidad e intimidad del trabajador y que tenga un objetivo relacionado con el giro de la empresa.

¿Cuáles son las normas más comunes?

 En la actualidad y cada vez más, las empresas se atreven a ser más novedosas en los temas que regulan, recordemos que las relaciones de trabajo son dinámicas y como tales, siempre van a invitarnos a revisar y actualizar los procedimientos, o bien a crear unos nuevos. Podemos ir de lo más básico, como una política de vacaciones, permisos, ausencias y asuetos, hasta regular el uso de redes sociales en el trabajo y de los sistemas de mensajería como WhatsApp. Es importante recordar que solo la empresa puede saber qué hace falta en este tema.

¿Cuáles políticas no deberían faltar?

Definitivamente esta lista va a variar según el giro comercial del negocio, pero en la industria alimentaria se podría sugerir: política de confidencialidad, política de propiedad intelectual, política de correcta manipulación de alimentos, uso adecuado de tecnología, políticas anticorrupción, y política de viáticos y reembolso de gastos.

¿Qué debería contener un instrumento de regulación interna?

Reglas claras: objetivo, definiciones, alcance, obligaciones de los trabajadores y de la empresa, procedimientos, sanciones, prescripción y formularios en caso de ser necesarios crear modelos de cumplimiento (ejemplo: hojas para detalle de viáticos).

¿A quiénes alcanza?

Eso lo define cada empresa. Si bien habrá limitaciones que son de acatamiento obligatorio para todo el personal de la empresa por igual, podrán existir regulaciones aplicables a solo cierto número de trabajadores o a cierto departamento. Además, aunque su poder de dirección recae sobre el personal que trabaja con usted bajo modalidad de contrato de trabajo, también podrán existir normas que deban ser acatadas por proveedores externos cuando visiten su empresa o trabajen con su talento humano, por ejemplo: prohibición de hostigamiento sexual o temasde salud ocupacional para evitar accidentes.

 ¿Cuántas veces se ha visto diciéndole al encargado de recursos humanos “deberían saber que eso no se hace”?

Un juez le dirá, ¿usted les dijo? Así que, anímese, tome un lápiz y papel y comience a enlistar las áreas que más necesitan regulación en su normas internas vigentes que necesiten ser renovadas y aproveche lo que ya está hecho, reúnase con su personal de confianza y comience a “gobernar” en su propia empresa. Saque el mejor provecho de su poder de dirección creando un lugar de trabajo con reglas claras para todos. Tener procedimientos claros y precisos así como establecer límites, puede hacer una gran diferencia a la hora de tomar acciones disciplinarias o defenderse en juicio.

Por último, aunque se sienta tentado, no utilice normas de otras empresas para la suya, por mucho que se parezcan, lo que funciona para otros no necesariamente funcionará para usted. Revísela bien y adáptela si este es el camino que elije seguir.